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Contabilidad

¿Que es, Como se usa y para que sirve contabilidad electrónica?

Contabilidad electrónica

Este tipo de contabilidad consiste en realizar los registros, libros y documentos contables mediante la utilización de tecnología electrónica. Estos registros se realizan con el fin de facilitar el envío y la revisión llevada a cabo por las autoridades competentes. En el campo laboral de la actualidad las diferentes compañías seleccionan para la dirección de sistemas o CIO (en inglés), a personas profesionales capacitadas en la realización de contabilidad electrónica.

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Contabilidad electrónica

La contabilidad electrónica ha evolucionado hasta posicionarse como un recurso fundamental no solo para llevar un registro de los gastos de una compañía o empresa, además para cumplir con las obligaciones tributarias ayudando a aminorar los costos de la obligación fiscal y aumentando los niveles de competitividad y productividad en diferentes negocios.

El hecho de llevar una contabilidad ineficiente afecta notablemente la productividad de las empresas, por esta razón la incorporación de sistemas de contabilidad electrónica es sumamente necesario en la actualidad.

México se ha posicionado a este país como un referente en el control fiscal en Latinoamérica.  El Servicio de administración Tributaria (SAT) define a la contabilidad electrónica como la obligación de las empresas de asentar sus registros contables usando medios electrónicos y dejar a disposición estos registros en sus páginas web.

la Contabilidad electrónica

Inicios de la contabilidad electrónica

Durante el año 2015 y luego de los buenos resultados que se lograron al implementar la factura electrónica, el SAT inicio una serie de medidas para que los registros contables generados por los contribuyentes sean enviados cada mes a las autoridades de hacienda mediante la utilización de medios electrónicos.

Esto es posible gracias a la creación de archivos de textos codificados con estándares previamente establecidos que se denominan XML, este tipo de archivos permite al ente fiscal llevar un monitoreo de los movimientos realizados.

Por tal motivo es obligatorio para todos los contribuyentes, realizar el registro electrónico y mandar el resumen de todas las operaciones al SAT los primero 5 días del segundo mes después del lapso correspondiente. Y el contribuyente que no genere los registros de contabilidad electrónica puede ser sancionado con multas de 5000 a 15000 pesos Mexicanos.

Hubo contribuyentes que no cumplieron con esta disposición alegando que no era obligatorio cumplir con esta medida.

usos de la Contabilidad electrónica

Atributos de la contabilidad electrónica

  • Posibilita un incremento del ahorro en la creación, almacenaje y administración de libros contables, ya que al hacer contabilidad electrónica se mejora en eficiencia y economía. Mayormente luego de cuatro meses ya se recupera la inversión en esta clase de sistema.
  • Las auditorías externas, internas y la fiscalización son más fáciles de realizar, ya que al aplicar este sistema los libros contables se mantienen al día.
  • Disminuye el riesgo de perder información ante desastres u otros riesgos de seguridad y los respaldos son creados a un menor costo.
  • Este tipo de registro contable ofrece garantía contra la alteración y confirman autenticidad de la información así como la identidad del contribuyente.
  • Disminuye las horas de trabajo invertidas en su elaboración

Países como México se ha hecho de carácter obligatorio la realización de la contabilidad por medios electrónicos. Por esta razón las empresas comenzaron a invertir en software que les permitan cumplir con las disposiciones fiscales y automatizar sus registros contables esto trae como consecuencia un mejor aprovechamiento del tiempo de procesamiento de la información.

La agilidad que conlleva generar la contabilidad electrónica es calificada por los especialistas como una gran ventaja. Sin embargo aún existe algo de escepticismo entre los futuros usuarios.

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Desventajas

  • Uno de los contras en la implementación de los sistemas de contabilidad electrónica es el costo. Ya en el mercado existen diferentes alternativas estas están basadas en la inversión en software, equipos y además también existen plataformas en la nube por la que se paga una tarifa anual.
  • En el caso de México esta inversión puede rondar entre 3 mil y 15 mil pesos para las empresas pequeñas y para las más grandes entre 20 y 40 mil.
  • Otra de las dificultades de adoptar estos sistemas lo sufren los contribuyentes que siempre esperan el último momento, por miedo o por tener pocos conocimientos de cultura informática son reacios a invertir en sistemas de contabilidad electrónica.
  • La seguridad de la información asentada en los registros de contabilidad electrónica es otro factor de preocupación entre sus usuarios. Sin embargo, es importante saber que toda esta información contable queda respaldada en la nube y legalmente no pierde validez.
  • Si bien la aplicación de esta tecnología resultara en beneficios económicos a la empresa, tendrá un efecto directo en las fuentes de empleo ya que se podrá prescindir de algunos puestos de trabajo destinado a personal contable.

aplicación de Contabilidad electrónica

Contabilidad electrónica y sus aplicaciones

Como bien se sabe la inversión en nuevas tecnologías acarrea gastos, pero una vez son aplicadas correctamente las herramientas para realizar la contabilidad electrónica queda claro que su aporte a la eficiencia de la empresa es notable.

  1.  Si se compara un servicio de contabilidad electrónica a uno de contabilidad tradicional, la empresa tendrá la posibilidad de disminuir aún más sus gastos al prescindir de parte del personal contable que por lo general debido a sus conocimientos y la importancia de su servicios cobran tarifas elevadas.
  2. La relación entre la empresa y sus proveedores se optimiza así como el control de los resultados ya sea ganancias o pérdidas se hace notablemente más rápido y el acceso a esta información ya sea por parte de la empresa o por fiscalización es más fácil.
  3. La implementación de esta tecnología viene con el objetivo implícito de disminuir la evasión de impuestos y ha aumentado las recaudaciones fomentando el cumplimiento de las normativas tributarias.
  4. Desde la aplicación de los sistemas de contabilidad electrónica en el caso de México el SAT ha batido records en recaudación que superan los 2 billones 500 mil pesos.
  5. Esta modalidad ha logrado cubrir los requerimientos de las empresas que desean automatizar sus procesos de contabilidad. También de forma paulatina se está convirtiendo para los contribuyentes en un compromiso tributario de carácter obligatorio.
  6. Se debe tener clara la diferencia entre la definición de la contabilidad electrónica y la idea de esta modalidad de hacer sus emisiones. En esta última, los servicios de contabilidad utilizan formatos determinados por la administración tributaria para emitir la información.
  7. Mientras que el término contabilidad electrónica hace referencia a los medios informáticos que hacen posible la realización de los registros contables y estos pertenecen a las empresas que la realizan.

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