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Contabilidad

Libros contables y su verdadera función en la contabilidad

Libros contables

La contabilidad es la técnica que se emplea para la documentación, registros, estudio y valoración de las operaciones económicas realizadas en una empresa con el fin de estar al día con el estado financiero de esta y así tomar las previsiones necesarias para garantizar su permanencia en el mercado. Toda la información que requiere ser registrada se plasma en lo que se conoce como libros contables, algunos de ellos deben ser llenados de forma obligatoria y el resto forma parte de los formalismos internos de la empresa, pero cada uno cumple su función dentro del proceso contable.

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¿Qué son los libros contables?

Los libros contables son aquellos documentos donde se llama la información referente a los movimientos financieros que se llevan a cabo dentro de la empresa durante un periodo de tiempo determinado, así mismo se reflejan movimientos de operaciones que serán ejecutadas durante un tiempo, todo esto de forma cronológica.

Estos libros deben ser legalizados paulatinamente establecido por la ley. La información que se obtiene de estos libros es utilizada para determinar la condición económica y financiera de la empresa, como ya se menciono algunos de estos libros son de carácter obligatorio según la legislación y otros son llenados de forma voluntaria por la entidad.

El Código de Comercio es el encargado de realizar la regularización de todo lo referente a los libros contables y el plan general de la contabilidad. Una de sus ordenanzas indica que un empresario o entidad comercial debe mantener una contabilidad ordenada que permita el control y monitores de las operaciones de forma cronológica.

Esta ordenanza también indica que es obligación del empresario realizar la legalización de los libros contables en el Registro Mercantil en un tiempo determinado de la ubicación donde se encuentra el domicilio fiscal de la entidad comercial, este registro se realiza con la únicamente con el fin de evitar su manipulacion 314.

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Plazo y forma de presentación de los libros contables oficiales

Según la normativa los libros de contabilidad deben ser presentándose en una máximo de cuatros meses después de terminar el ciclo contable y hacer el cierre de su ejercicio. Es decir,nsi una institución finaliza su ejercicio y realiza su cierre contable a fin de año, tiene hasta abril para realizar la presentación de sus libros y cumplir con la ley.

Los libros de contabilidad pueden ser presentados de las siguientes maneras:

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  • En papel: es obligatorio que estos sean presentados con una correcta encuadernación y cada página debe ser enumerada con el fin de evitar modificaciones a futuro.
  • En soporte magnetico: la información es almacena en un CD o DVD para su posterior legalización.
  • Presentación por vía electrónica: la información es enviada a la página web del colegio de Registradores y con ello se dispone de la firma electrónica.

Libros contables que deben ser llevados de forma obligatoria

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  • Libro diario: en este libro debe documentarse y registrarse diariamente todas las transacciones u operaciones económicas realizadas por la empresa y que son inherentes a la actividad que ejerce. Odas las transacciones anotadas en este libro pasaran posteriormente al libro mayor.

Según la legislación, en la apertura de este libro debe hacerse el asiento con la condición inicial de la empresa y tras contar con las operaciones necesarias debe realizarse un asiento de cierre.

  • Libro de inventarios y cuentas anuales: en la apertura de este libro se debe anexar de forma detallada el balance e inventario inicial de la empresa, posteriormente de forma trimestral se deberá ir incorporando los balances de sumas y saldos.

Información incluida en las cuentas anuales

Las cuentas anuales están compuestas por diversos documentos que serán incluidos en el balance inicial, según la legislación establecida por el Código de Comercio los documentos que debemos encontrar son:

  • Balance de situación: en este se refleja la condición de la empresa antes de dar inicio de sus actividades productivas, por medio de los activos, pasivos y el patrimonio neto con el cual cuenta.
  • Cuenta de perdidas y ganancias: como su nombre lo dice se plasma los valores obtenidos al finalizar el ejercicio económico en un periodo de tiempo. Aquí se expresa los ingreso y egresos producidos por la empresa de forma separada.
  • Estados de flujo de efectivo: se detallan el débito y crédito hecho por la empresa en cada movimiento.
  • Estados de cambio en el patrimonio neto.
  • Memoria: sirve como complemento y sustento de la información plasmada en el resto de los documentos.

Libros contables que pueden ser llevados de forma voluntaria

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Libro mayor: este  libro tiene como finalidad recolectar la informacion de todas las operaciones economicas realizadas por la empresa, como ya se mencionó la información es tomada del libro diario, pero esta se registra en función a las operaciones realizadas por cuenta.

 Se realiza con la finalidad de llevar un control del débito y crédito de cada una de las cuentas así como los movimientos mensuales que realizan, su saldo final al llegar el cierre contable y documentar los estados financieros.

Libros auxiliares: son libros opcionales que pueden llevar las empresas en ellos se registra información de forma detallada y analítica respecto a la información plasmada en los libros principales. Estos libros sirven como complemento y para facilitar la gestión del trabajo contable.

 En ellos se registra de forma cronológica y a detalle cada operación realizada, así mismo se documenta los valores de cada sub cuenta.

Tipos de libros contables auxiliares

  • Cuentas de control: con el fin de evitar los problemas que puedan ser generados al manejar el registro de cada cuenta, en este libro se específica y amplía la los dettales de una cuenta en varias sub cuentas. Generalmente se usa cuando se manejan muchas cuentas individuales.
  • Subcuentas: tiene como función complementar la información presente en los libros mayores y diario, aquí se documenta los datos pertenecientes a las subcuentas y sus auxiliares.
  • Auxiliar compra y venta: se realiza un registro en este libro donde se detalla los movimientos de compra y venta, su función es complementar la información suministrada a la administración se impuestos.
  • Auxiliar de vencimientos: su función es brindar información respecto a las deudas contraídas y los cobros que deben hacerse.

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